刚开始接触采购，应该注意哪些事项？

　　采购工作繁杂，需要注意的事项还蛮多的，前段时间有人总结了“五要素”，西安铭晟标书制作工作室小编觉得蛮好的，推荐给您。

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　　采购从“被动执行”到“主动作为”

　　之前采购是“被动执行”，现在要通过“强化”，“避免”错误，需要采购能“主动作为”。从“被动执行”到“主动作为”，“需求管理”是采购转变角色，体现专业价值的切入口。为什么这样讲，还得从采购的本来面目谈起。

　　采购是干嘛的呢？老百姓认为，就是“花钱买东西”。如果规范一些，就是“从外部获取组织所需的物料或服务”。

　　采购的任务呢？就是“满足所需”，具体一点就是“通过保障外部的供应，来满足内部的所需”，不过不是没有前提地“保障供应”和“满足所需”，而是有约束地，即“以合适的成本，通过保障外部供应来满足内部所需”。

　　“内部所需”，所需什么呢？除了能够满足需求的物料或服务外，还有质量、数量和时间方面的要求，并且还得“以合适的成本”。因此，采购的任务就可以更规范具体地表述为“以合适的成本，按时保质保量地向内部客户提供所需的物料或服务”。

　　02

　　“所需、按时、保质、保量、合适成本”

　　这个采购任务的表述中包含了“所需、按时、保质、保量、合适成本”五个要素。“五个要素”中的任何一个完不成，都会造成上面宫老师提到的“采购常犯的错误”，不是所需，没有保证质量，“买错了”；没按时，“买的晚”；没能保证数量，“买不到”；成本不合适，“买的贵”。

　　“五个要素”完不成，就会犯错误。为啥完不成“五个要素”呢？

　　除了采购本身的责任外，提出“所需”的内部客户也可能有责任，“所需”没讲清楚，就不可避免地要“买错”；“所需”提的太晚，采购来不及买，供应商来不及准备，自然就“买不来”或“不能保量”了；“所需”提的总是急，供应商不得不赶紧，物流不得不加急，成本自然就高了，采购也就“买的贵”了。

　　采购如果只是把自己定位为“被动执行”角色，内部用户让买啥就买啥，啥时候让买就啥时候去买，那就会经常犯“买错了”，“买不来”，“买的晚”，“买的贵”的错误，公司的绩效考核当然就会一塌糊涂。

　　为了让自己少犯错，为了让绩效漂亮些，采购就得主动作为，对内部客户进行“需求管理”：要求内部客户把“所需”表达清楚，表达规范；要求内部客户在提出“所需”的交付期限时，要考虑采购的前置期；要求内部在提出“所需”的质量参数时，要考虑是否会过剩，进而推升采购成本等等。

　　当然，采购如果只是一味地提要求，内部客户便会产生反感，最终还会影响自己避免“犯错误”的努力成效。除了提要求外，还应该提供帮助或服务。比如，主动帮助“内部客户”把需求表述的更规范，更明确；主动去了解内部客户“所需”的使用进度，提醒其注意采购的前置期；主动去了解“内部客户”真正的“所需”是什么，是否可以把买A换成买B，是否可以把买换成租呢。

　　少犯错误，只是对采购工作的初级要求，更高级一些的要求就是把采购任务完成好，即除了“按时保质保量提供所需外”，还需努力做到“以合适成本”。

　　比如对于直接材料，“采购什么，采购多少，什么时候采购”，采购通常得按照计划的指令进行。然而通过对某直接材料供应市场的分析，采购发现其价格后续会大涨，采购就应该向计划主动建议，提前多采购一些。

　　比如对于某加工设备的采购，A、B、C 三家供应商，尽管从报价最低的供应商采购，有助于完成采购的年度成本考核，但为控制公司整体的付出，采购应主动从包括购买、安装、维修、备件等的全生命周期成本角度去衡量，去取舍。

　　少犯错误，完成好任务，只是就事论事的业务层面的要求，围绕“五个要素” 采购还可以有战略层面的主动作为。

　　比如在企业产品的研发阶段，采购就主动介入，以免研发人员选择的材料，在市场上找不到合适的供应商 (即买不到)，或在量产时成本降不下来 (即不能以合适的成本采购)。

　　比如因为采购在研发阶段的早期主动参与，为供应商早期参与的开展创造了可能，更有助于寻找到高性价比的产品设计方案，或供应链方案。

　　有了战略层面的作为，采购的任务就可以扩充为“以合适成本按时保质保量地从外部获取组织日常运营或战略实施所需的物料或服务”。

　　在采购任务中，保障供应，即“按时保质保量地从外部获取所需”，是第一位的； 合适的成本，是以“保障供应”为前提的。当下，影响供应的不确定因素很多。不确定就是风险，风险一旦发生，供应就会受到影响，受了影响去补救便会更多地增加成本。为了避免供应受到影响，采购应该围绕“五个要素”，在风险防范上主动作为。比如，即便采购价格高一些，也要选择管理规范的供应商；即便采购价格高一些，也会选择重视可持续发展，重视环保的供应商。

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